Сервис

Инструкция для поставщиков

Дата опубликования текущей версии: 1 июня 2025 г.

Введение

Ниже дана подробная инструкция по работе личного кабинета (ЛК) поставщика. При желании вы можете ознакомиться со всей информацией либо перейти сразу на интересующий вас подзаголовок через структуру документа слева.

Через ЛК происходят следующие операции:

  • Подтверждение заказа
  • Выставление счёта
  • Подтверждение актов взаиморасчетов

Также через ЛК возможно:

  • Определить на какой стадии находится заказ
  • Какое количество заказов упало в отказ
  • Получить почту менеджера ведущего заказ
  • Ознакомиться с фин.условиями (размер комиссии)
  • Ознакомиться с договорами
  • Оперативно связаться через jivo чат

Скриншот ЛК.

Ссылка для многоразового входа в личный кабинет - https://www.inmyroom.ru/supplier_cabinet/

В структуре ЛК задействовано 5 основные вкладки (на скриншоте выше это большой блок слева):

  • Заказы
  • Финансы
  • Ассортимент
  • Документы
  • Профиль компании

Ниже подробнее про каждую из них.

Заказы

Заказы - это основной блок работы в ЛК. В “заказах” последовательно и кратко отражается каждый этап заказа: от его оформления до успешного получения клиентом.

“Заказы” поочередно, как на скриншоте, проходят следующие этапы:

  • Входящие - первый статус. Сюда попадают все первичные запросы на подтверждение наличия позиции/возможности изготовления. Это еще не подтвержденный покупателем заказ
  • Резерв - бронирование позиции (до выставления счёта).
  • Ожидание счёта - прикрепление счёта поставщиком к подтверждённой позиции. Заказ все еще не согласован клиентом;
  • Согласование - этап повторного согласования с клиентом заказа. Позиции находятся в брони.
  • Исполнение - заказ подтверждён клиентом и передан в логистику.
  • Успешно завершённые - заказ получен, оплачен клиентом и с момента получения товара прошло более семи дней.
  • Отказ - отказ клиента от всего или части заказа. (Возможен на любом этапе оформления. То есть в этот статус заказ может уйти на любом этапе из любых перечисленных выше статусов.)

“Рабочими” статусами в ЛК считаются “входящие” и “ожидание счёта” .

Но сперва подробнее про “структуру” заказа.

Заказ

На скриншоте представлен заказ в ЛК (вкладка входящие).

323121- наш внутренний номер заказа, по которому менеджеры смогут оперативно подсказать вам статус или актуальность заказа.

Внимание, каждый номер индивидуален и дубль номера заказа невозможен.

10 апреля 2025г., 21:17 - точные дата и время оформления заказа клиентом.

Екатерина Мошенская - имя менеджера, ведущего клиента по заказу. При нажатии на имя менеджера откроется outlook, его ближайший аналог на вашем компьютере либо новая вкладка в браузере с указанием почты менеджера:

e.moshenskaya@inmyroom.ru - актуальная почта для связи с менеджером ведущим заказ 323121 из примера.

Покупатель ждёт - время ожидания клиента от момента создания заказа.

Внимание, заказ может быть передан в ЛК как в день оформления, так и спустя несколько дней. Например: клиент оформил заказ через корзину, но долго выбирал детали отделки.

Наименование, ИНН и т.д. - это реквизиты юр.лица, оформившего заказ. В случае оформления заказа физ.лицом это поле отсутствует.

Внимание, заказ оформленный юр.лицом не всегда имеет заполненные реквизиты в момент попадания заказа во “входящие”. Крайний статус заполнения менеджерами информации по юр.лицам - “исполнение”.

Полубарный стул Forex белого цвета- наименование позиции на сайте INMYROOM. Наименование кликабельно и при нажатии открывается сайт https://www.inmyroom.ru/ с указанной позицией.

Цветные статусы под позиций - статус самой позиции, статус заказа в нашей системе, статус “производства”, причина отказа и т.д. При наведении курсора на статус появляется окошко, расшифровывающее к чему относится данный статус.

Артикул, цена и срок поставки - параметры, которые подтягиваются из выгрузки, либо были внесены вручную на основе информации от поставщика. Если любой из параметров указан неверно, необходимо проставить отказ с комментарием в заказе и дополнительно связаться со специалистом по работе с поставщиками и контент менеджером.

Спецификация подробно будет рассмотрена в подзаголовке ниже.

 

Спецификация

Спецификация - дополнительный документ, сопровождающий заказ. Она оформляется в случае необходимости изготовления товаров/импорта товаров “под заказ”. В спецификации может содержаться как дополнительная информация по заказу (детали отделки), так и стандартные условия.

Каждую спецификацию поставщик обязан проверить на корректность и дать согласие на информацию, содержащуюся в ней. Информация в спецификации не может быть скорректирована на стороне поставщика и при несогласии с прописанными условиями поставщиком ставится отказ при обработке заказа.

Все спецификации в обязательном порядке согласуются с клиентом и подписываются. В случае каких либо расхождений и недопониманий, всегда обращаются к информации из спецификации - как итоговой и подтверждающей.

Важно! Спецификация есть не в каждом заказе и зачастую присутствует только у предзаказанных товаров. Информация в спецификации всегда имеет более высокий приоритет, чем информация в заказе. 

Например если в заказе указано “диван серый”, а в спецификации указана желтая ткань, то приоритет у спецификации.

Спецификация, при наличии, находится под наименованием товара (скриншот выше) и внутри выглядит так:

Выделенные поля - те, на которые нужно обратить особое внимание.

Каждую спецификацию также можно скачать в pdf формате, нажав на название спецификации или красную иконку PDF.
Также каждый клиент подписывает со своей стороны спецификацию на заказ (если товар идет со статусом “под заказ”), в которой оговорено: Покупатель, производя оплату товара, подтверждает Заказ и, в случае отказа от заказа, обязуется компенсировать Продавцу затраты на Производство товара. 
Выглядит это так:
 

Комментарии

Комментарии - это дополнительная, вспомогательная информация к заказу. Менеджеры используют комментарии, чтобы уточнить характеристики товара: можно ли мыть, глянцевая ли поверхность, какая длина провода и т.п. Поставщики используют комментарии для ответа на вопросы менеджеров либо для информирования в случае неактуальных сведений в заказе.

Комментарии никогда не стоят выше информации в заказе.

Например: в заказе поставщик подтверждает белый цвет, а в комментариях указывает, что счёт будет выставлен на чёрный, актуальный цвет артикула - это неверная логика действий и ошибка на стороне поставщика, что подтвердил некорректный заказ.

Комментарии можно указать только в статусе “резерв” и “ожидание счёта”. Если оставить комментарий нельзя, напишите свой комментарий на почту менеджера, указанного в заказе.

На скриншоте выше представлено расположение комментариев во вкладке “резерв”.

На скриншотах ниже представлен пример добавления комментариев во вкладке “ожидание счёта”.

Также комментарии обязательно указываются поставщиком при обнаружении неверной информации в заказе - то есть при проставлении статуса “отказ” во входящем заказе. 

При проставлении отказа появляется всплывающее окно:

Поставщиком выбирается наиболее подходящий вариант причины отказа (можно выбрать только один), а в поле “обязательный комментарий к отказу” - указываются корректировки, подробная причина, предложение аналога и т.д.

К примеру, если вы видите, что в заказе неподходящая цена, то в комментарии указываете “реальная цена ____ руб”. В этом случае менеджер вернется к клиенту и попробует пересогласовать новую цену для сохранения заказа.

Кнопка “отказать” становится кликабельной только после добавления комментария.

 

Входящие

Все новые заказы требуют подтверждения от поставщиков во “входящих”. В случае если у Поставщика не включено “автоподтверждение” (оно работает автоматически на статус “наличия”), необходимо проверить корректность заказа и спецификации: актуальное название, артикул, требуемое количество, цену, детали отделки и т.п.

Рабочими инструментами являются прикрепление счета  или отказ.

Прикрепление счета делается в случае полного согласия и подтверждения поставщиком корректности информации в заказе, а позиции возможно изготовить под заказ в указанные сроки.
Если товар в наличии, крепить счет НЕ нужно (система его не запросит). Товары будут автоматически подтверждены системой согласно информации, которую поставщик передает в выгрузке (если система подтвердила заказ, но в данный момент товара нет в наличии (ошибка в выгрузке), то необходимо сообщить об этом на почту postavka@inmyroom.ru через ответное письмо на список на доставку, которую мы ждем от поставщика). 

ВНИМАНИЕ! Просим вас при подтверждении и других статусах (резерв, согласовании с клиентом, исполнение) поставить товары в бронь.Чтобы на этапе логистики, когда вам приходят списки на заказ (в особенности по дизайнерским заказам, тк у них все товары под проект), товары не ушли в отказ.

Отказ нажимается в любом другом случае и означает несогласие отгрузить/изготовить товар на основе информации из заказа (товар сняли с производства, указана неверная цена, некорректный артикул, нет в нужном количестве и т.д.)

Внимание в случае отказа мы не снимаем автоматически товар с сайта, однако большое число отказов приводит к негативной статистике по поставщику и к понижению рейтинга поставщика.

В случае, если поставщик видит системность ошибки/знает о поломках в выгрузке на своей стороне - необходимо своевременно сообщить нам всю информацию, для временного снятия товаров с сайта, чтобы не множить отказы.

Важно! При нажатии отказа поставщик обязательно должен добавить комментарий, указав, где конкретно ошибка и как её можно исправить.

По завершении обработки, заказ из статуса “входящие” переходит в “резерв”, а при выборе отказа - в “отказ”.

Как крепить счет 


Для того, чтобы прикрепить счет, необходимо:

1. в статусе “Входящие” ввести номер счета из файла самого счета и указать дату счета.

2. После указания номера счета, появится кнопка “Загрузить счет”. Нажимаем на нее и выбираем файл с компьютера.
 

3. Файл должен появится в нижней части окна, под юр.лицом. Нажимаем кнопку “Подтвердить счет и позиции”.
 

Далее заказ должен перейти на следующую вкладку.

Важно! Заказ должен пропасть с вкладки “Входящие”. Только в этом случае выполнены все действия, и заказ перейдет в следующий статус.

Если загружен некорректный файл, то его можно заменить до подтверждения загрузки счета.  Необходимо нажать кнопку “Заменить счет”.  



И повторить действия с пункта 2. 

Если же вы прикрепили неверный счет и сохранили его, не успев сделать замену, вам необходимо написать на почту partners@inmyroom.ru, прислав сам счет и номер заказа. Мы его заменим на своей стороне. 

Если необходимо добавить комментарий, он указывается в нижней части окна заказа до подтверждения загрузки счета.
 

При создании счёта важно помнить:

● Счёт выставляется от действующего юр.лица поставщика, на наши актуальные реквизиты;

Актуальными реквизитами выступают те, что были указаны-подтверждены при регистрации в ЛК. Проверить их можно в профиле компании - https://www.inmyroom.ru/supplier_cabinet/supplier_profile

Наши актуальные реквизиты всегда можно уточнить в ЛК, в конце любого из договоров:

https://www.inmyroom.ru/supplier_cabinet/pages/license_agreement (лицензионный)

https://www.inmyroom.ru/supplier_cabinet/pages/agency_contract (агентский)

https://www.inmyroom.ru/supplier_cabinet/pages/user_agreement (пользовательское соглашение)

● Счёт выставляется на полную РРЦ;

РРЦ - выступает цена, подтверждённая в заказе во входящих ранее. Все агентские вычеты будут рассчитаны дополнительно позже бухгалтерией в момент оплаты. РРЦ передается на наш сайт из выгрузки поставщика, то есть устанавливается непосредственно поставщиком. Цена в счете должна совпадать с ценой в заказе. Если в заказе цена неверная, заказ нужно отклонить. 

● Основание счета всегда должно быть “агентский договор (оферта)”;

Так как мы работаем со всеми поставщикам по агентскому  договору, то данное основание единственно верное (в крайнем случае графа может быть пустой или отсутствовать).

Неверные основания:  “договор поставки”, ”контракт” и т.д.

● Формат счёта должен быть xls или xlsx ;

 

Важно! Счёт всегда выставляется один на все позиции в заказе. Нельзя  выставить один счёт на два и более заказов или прикрепить два счёта от двух различных юр.лиц.

 

Финансы

Финансы - раздел бухгалтерии в ЛК. Через данный блок происходит обмен бухгалтерскими документами для совершения взаиморасчетов.

Важно! По предварительному согласованию с отделом бухгалтерии весь документооборот возможно производить через ЭДО. 

Почта финансового отдела - oplata@inmyroom.ru.

Раздел финансов состоит из блоков:

  • Входящие сверки - совершается обмен документами.
  • Завершённые сверки - уже оплаченные и закрытые документы.
  • Календарь оплат - отражает даты и суммы произведённых и будущих оплат.

Один раз в месяц в течении 5 рабочих дней для совершения оплаты и закрытия бухгалтерской отчётности нашей бухгалтерией формируется и загружается в ЛК следующий пакет документов: “отчёт агента” и “упд на агентское вознаграждение”.

О поступлении нового отчёта на почту приходит автоматическое уведомление.

Важно! Для заказов с постоплатой выплаты будут произведены только после загрузки подписанной отчётности с вашей стороны. По заказам с предоплатой подписание всех документов и обмен оригиналами также необходим в обязательном порядке.

В случае нарушения бухгалтерского документооборота и отсутствия обратной связи и подписанных оригиналов возможно приостановление выплат по новым заказам.

Ниже подробнее рассмотрим структуру “отчёта агента” в ЛК и обработку, обмен документами через раздел “входящие сверки”.

Отчет агента

На скриншоте представлен раздел входящих сверок в ЛК (отчёт агента).

Отчёт агента - наш присвоенный номер отчёта. (Каждый номер индивидуален).

От 05 мая 2025 - дата загрузки отчёта.

Продавец - юр.лицо от которого были выставлены счета, проведены накладные и заключен договор. (Юр.лицо во всех документах должно совпадать).

Период - период, за который были доставлены заказы Клиентам.

Наименование товара - включает наш номер заказа, наименование самой позиции и полное наименование счёта поставщика. Вся информация подтягивается из заказа.

Артикул, цена, количество, итого - параметры, которые подтягиваются из заказа и подлежат корректировкам только в случае фактических расхождений по факту совершенной отгрузки. Все корректировки вносятся нашей бухгалтерий послеинформирования со стороны поставщика через почту.

Агентская комиссия - в рублях автоматически рассчитанная сумма на основе согласованного агентского вознаграждения. Это доля от цены реализации за позицию, которую получает наша компания. (На примере выше размер агентского 50%)

Доход - в рублях автоматически рассчитанная сумма за вычетом согласованного агентского вознаграждения. Какую долю от цены реализации за позицию получает поставщик. Ниже указано в процентном выражении. 

Пакет документов - документы, сформированные и загруженные нашей бухгалтерией.

Подготовил: Даниил Кулешов  - имя бухгалтера, сформировавшего документацию.

Отклонить/Взять в работу - кликабельные кнопки для обработки отчётности через ЛК.

Входящие сверки

Подтверждёнными и обработанными отчётами считаются отчёты, которые перешли из статуса “входящие сверки” в “завершённые сверки”. То есть пакет документов был выгружен на вашей стороне, согласован с бухгалтерией, подписан, загружен и отправлен на обработку.

Все отчёты являются кликабельными и выгружаются в формате pdf. Отчёт необходимо передать на проверку вашей бухгалтерии или ответственному лицу.

При корректности документов и полном согласии поставщика  с информацией внутри, необходимо: 

  1. Распечатать выгруженные pdf файлы;
  2. Заверить распечатанные файлы подписью и печатью;
  3. Загрузить подписанные документы  в ЛК.

Для загрузки подписанных документов необходимо нажать - “взять в работу”.

После нажатия “взять в работу”  открывается поле для загрузки “отчёта агента” и “упд по агентскому договору”. (Скриншот ниже). Просим для удобства сохранять номера документов в соответствии с присвоенными номерами и грузить файлы корректно, согласно названиям.

Для загрузки документов необходимо нажать “загрузить”, выбрать соответствующий файл на компьютере, затем нажать сохранить и, загрузив оба файла, нажать кнопку “отправить сверку”.

После чего отчёт из раздела “входящие сверки” отправляется в наш собственный ЛК для обработки.

Важно! Если не провести действия до конца и не нажать “отправить сверку”, мы не сможем обработать документы. Полностью обработанный со стороны поставщика отчёт не отражается в разделе “входящие сверки”. Если вы считаете, что всё сделали корректно, но отчёт всё ещё отражается как новый, необходимо напрямую связаться с нашим отделом бухгалтерии для разрешения вопроса.

Если же по какой-либо причине на стороне поставщика были ошибочно подгружены некорректные файлы, то до отправки документов в ЛК необходимо нажать на значок карандашика (скриншот ниже). После этого  появится возможность удалить старые файлы и загрузить новые.

Важно! При подгрузке новых, корректных документов, необходимо присваивать им новые названия. (Например дописывать 01, ставить нижний пробел и т.д.) В противном случае система не перезапишет новый документ поверх старого и у нас будут отражены неверные старые данные.

После принятия документов бухгалтерий на нашей стороне документы по отчёту агента попадают в “завершенные сверки”.

В случае каких-то несостыковок, прикрепления некорректного файла и т.д. отчёт агента отклоняется на нашей стороне и повторно попадает во “входящие сверки” в ЛК поставщика на вашей стороне.

Кнопка “Отклонить” - нажимается в случае, если поставщик вы не согласен с отчётом и обнаружили какие-либо неточности. В таком случае необходимо также отправить сопроводительное письмо на почту бухгалтерии - oplata@inmyroom.ru, указав ваше юр.лицо, номер отчёта агента и прописав комментарий,  - что конкретно было неверно. Только после этого бухгалтерия  сможет связаться в ответ и разрешить вопрос по отчёту.

Важно! 

  • Если выбран вариант обмена документами через ЛК - то по истечении отчетного месяца необходимо отправить все оригиналы подписанных и заверенных печатью документов (отчетов агента и упд) в бухгалтерию ИНМАЙРУМ курьером или почтой по адресу: 115280, г. Москва, вн.тер. г. Муниципальный округ Даниловский, ул. Ленинская Слобода, д. 26, пом 4Н/1 для ООО “Платформа ИНМАЙРУМ”.
  • Если выбран вариант обмена документами через эдо - то загружать в лк или передавать дополнительно подписанные отчеты агента и упд по вознаграждению не требуется.

 

Ассортимент

“Ассортимент” включает в себя один подраздел - “отчет по товарам”.

Отчёт по товарам - это информация по всем заказа, существующим на текущий момент и находящимся в движении на конец выбранного периода. Отчёт создан как инструмент для понимания, какие заказы находятся в каких статусах, когда были отгружены, в каком количестве и на какую сумму.

Пример выгруженного отчёта из ЛК.

Документы

Документы - раздел ЛК содержащий все актуальные договора, принятые поставщиком при регистрации. Информация в договоре является единой для всех поставщиков и доступна к просмотру как через ЛК, так и через сайт INMYROOM.

Все ссылки представленные выше кликабельны.

Внимание! При работе по агентскому договору договор подписывается только в электронном виде - так как является публичной офертой и действует в силу акцептования! Акцепт оферты - это выгрузка товаров на сайт INMYROOM. В момент регистрации при принятии условий договор считается заключенным и вся работа регламентируется исключительно по агентскому договору. В бумажном виде агентский договор не подписывается! 

 

Профиль компании

Профиль - раздел, автоматически заполненный информацией о компании при заведении ЛК: реквизиты, финансовые условия (размер агентского вознаграждения), сотрудники (почты, с доступом в ЛК). Вся информация в “профиле” подтверждается при регистрации поставщика. 

Внимание, изменить информацию в профиле компании можно только связавшись со специалистом по работе с поставщиками через почту с темой письма “Изменение реквизитов _(Название компании)”: добавить новых сотрудников, обновить банковские реквизиты и т.д.

Самостоятельно вносить изменения на стороне поставщика - невозможно.

Написать по поводу изменений вы можете на почты:
Елена Демух - e.demukh@inmyroom.ru 
Общая почта категорийного отдела - partners@inmyroom.ru 

 

Дополнительная информация

Ниже представлена дополнительная информация по взаимодействиям. Справка по самым частым вопросам, но не касаемых напрямую работы в ЛК.

  • Бронь товара/актуальность счёта.

Стандартный срок брони товара/актуальности счёта 5 дней. Если за это время менеджер дополнительно не связался, то счёт можно аннулировать/бронь снимать.

  • Отгрузки

Все отгрузки совершаются только после подтверждения нашими логистами заказа и дат. Вне и до этих договоренностей везти товар не нужно. Склад принимает товар ТОЛЬКО по согласованным заявкам. 

  • Производство

Позицию необходимо запускать в производство только после предоплаты с нашей стороны.  Отслеживайте поступление денежных средств. Отдел бухгалтерии высылает платёжное поручение.

О готовности товара можете сообщать менеджеру производства Эльмире Ибрагимовой e.ibragimova@inmyroom.ru и на почту логистики postavka@inmyroom.ru .

  • Оплата товаров под заказ

Предоплата осуществляется в 100% объёме за вычетом агентского вознаграждения до запуска заказа в производство в размере 30% сразу и 70% за 3 дня до доставки на наш склад Инмайрум. 

Пример взаиморасчетов ниже.

товар стоит 1000р - 40% комиссия = 600р должен получить поставщик за товар. Сначала ему приходит предоплата на 30% от  600р в размере 180р, затем по готовности он получает остаток в 70%, равный 420р.

  • Оплата товаров из наличия

Постоплата: Поступление денежных средств происходит на основании подписанного комиссионного отчета, который поступает в личный кабинет 2 раза в месяц. 

Пример взаиморасчетов ниже.
товар стоит 1000р - 40% комиссия = 600р получает поставщик за товар.

Дата доставки отражается у каждого заказа в ЛК.

  • Контент

Автоматически из выгрузки подтягивается: цена, остаток, артикул, ссылка товара с сайта поставщика. Прочие критерии в выгрузке обновляются вручную и о внесённых изменениях необходимо информировать контент менеджера на почты: 

partners@inmyroom.ru, n.tyan@inmyroom.ru  (рук.модерации)

e.knysh@inmyroom.ru (модератор).

  • Обновление цен

Обо всех изменениях в ценах необходимо своевременно информировать, 

минимум за неделю

. Данная информация нам необходима для того, чтобы мы своевременно успели за заказы с подзаказными товарами внести предоплаты, зафиксировав цены, а заказы с наличием забрать по старым ценам.

 

Вся информация о сотрудничестве с нами по ссылке https://partners-inmyroom.ru/#rec583093155

Договор оферты https://www.inmyroom.ru/pages/agency_contract 
 

ТЗ на написание XML выгрузки  https://drive.google.com/file/d/1zPht8meYXaXdmpRGak9tZlwQydxqDo4W/view 
Инструкция к шаблону Excel https://docs.google.com/spreadsheets/d/187AqeGttmnyXA0wPHz4fIcf29lzwMEsZHz1RQreTQbM/edit#gid=0 

Требования к фото/видеоконтенту https://docs.google.com/document/d/1uTgxobJ_A1HWy-vgDkhJYydMRe_gYchXV-ZMRyavxf0/edit#heading=h.zfljgf1a8k2 
 

Правила поставки товара на склад (примеры упаковки, инструкция по маркировке и тд) https://docs.google.com/document/d/1Xe44aG0QdyJmHJqiuRoacxQnU4S7fcGiJhKADTPGnDg/edit 

Схема проезда https://docs.google.com/document/d/1PnDqhesLb9O5Ecd2o5DjjDnzBXhOHJBXjghHzPkfLK4/edit?usp=sharing 

 

Ссылки для скачивания приложения:

Windows: https://cdn.inmyroom.ru/supplier_cabinet_app/INMYROOM_Личный_кабинет_поставщика_2_1_0_win_x64.exe

Linux: https://cdn.inmyroom.ru/supplier_cabinet_app/INMYROOM_Личный_кабинет_поставщика-2.1.0-linux-amd64.deb

MacOs: https://cdn.inmyroom.ru/supplier_cabinet_app/INMYROOM_Личный_кабинет_поставщика_2_1_0_mac_x64.dmg

 

Информация